El SRI reconoce 6 tipos de comprobantes electrónicos en Ecuador. Cada uno tiene un propósito específico, y usar el equivocado puede causar problemas contables y tributarios. Esta guía explica de forma clara para qué sirve cada comprobante, cuándo emitirlo y qué información debe contener.
Resumen de los 6 comprobantes electrónicos
| Comprobante | ¿Para qué sirve? | ¿Quién lo emite? |
|---|---|---|
| Factura | Registrar una venta o prestación de servicio | El vendedor/prestador |
| Nota de crédito | Disminuir el valor de una factura (devoluciones, descuentos) | El emisor de la factura original |
| Nota de débito | Aumentar el valor de una factura (intereses, mora, cargos) | El emisor de la factura original |
| Comprobante de retención | Documentar retenciones de IR e IVA aplicadas al proveedor | El agente de retención (comprador) |
| Liquidación de compra | Comprar a personas sin RUC o a extranjeros sin establecimiento en Ecuador | El comprador (persona natural/jurídica) |
| Guía de remisión | Amparar el traslado de mercaderías por vías públicas | El transportista o el remitente |
1. Factura electrónica
La factura es el comprobante más utilizado. Se emite cuando una persona natural o jurídica con RUC vende bienes o presta servicios a otra persona que tiene RUC o que lo solicita para sustentar costos y gastos.
¿Cuándo emitir una factura?
- En todas las ventas de bienes gravados con IVA (tarifa 0%, 5% o 15%).
- En prestación de servicios comerciales o profesionales.
- Cuando el comprador necesita el comprobante para gastos deducibles o crédito tributario de IVA.
Datos obligatorios en la factura
- Número de autorización SRI (49 dígitos).
- Fecha y hora de autorización.
- RUC, razón social y dirección del emisor.
- Número de factura (formato 001-001-000000001).
- Fecha de emisión.
- RUC o cédula y nombre del comprador.
- Detalle de los bienes/servicios: descripción, cantidad, precio unitario.
- Subtotales por tarifa de IVA, valor del IVA y total.
- Forma de pago.
- Leyenda del régimen (si aplica: RIMPE, artesano, etc.).
Nota de venta vs. factura
La nota de venta es el comprobante simplificado para los RIMPE Negocio Popular y no sustenta crédito tributario de IVA para el comprador. La factura sí permite al comprador usar el IVA pagado como crédito tributario.
2. Nota de crédito electrónica
La nota de crédito se emite para disminuir o anular el valor de una factura previamente emitida. Es el mecanismo oficial del SRI para corregir transacciones ya autorizadas.
¿Cuándo emitir una nota de crédito?
- Devolución total o parcial de bienes por parte del comprador.
- Error en el valor, cantidad o descripción de la factura original.
- Descuento posterior a la emisión de la factura.
- Anulación de una transacción ya facturada.
Aspectos importantes
- Debe hacer referencia al número de la factura original que modifica.
- No puede superar el valor de la factura a la que está asociada.
- Puede ser parcial (por el monto de la devolución) o total (anulación completa).
- El plazo para emitirla es de hasta 5 años después de emitida la factura original.
3. Nota de débito electrónica
La nota de débito sirve para incrementar el valor de una transacción ya facturada. Es menos común que la nota de crédito y tiene usos muy específicos.
¿Cuándo emitir una nota de débito?
- Cobro de intereses por pago tardío.
- Cargos adicionales legítimos pactados con el cliente posteriores a la factura.
- Ajustes de precio justificados por variación en costos (previamente acordados).
Aspectos importantes
- También debe referenciar la factura original a la que modifica.
- No sirve para corregir errores en facturas: para eso se usa la nota de crédito + nueva factura.
- El uso incorrecto de notas de débito puede ser observado en una auditoría del SRI.
4. Comprobante de retención electrónico
El comprobante de retención lo emite el comprador (agente de retención) cuando paga a un proveedor. Documenta que el comprador retuvo parte del pago (un porcentaje de IVA e IR) y lo entregará directamente al SRI en nombre del proveedor.
¿Quién puede emitir comprobantes de retención?
- Contribuyentes Especiales (siempre).
- Sociedades en general (siempre).
- Personas naturales obligadas a llevar contabilidad (siempre).
- Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad (solo en casos específicos, como compras a personas naturales).
Los RIMPE Negocio Popular no actúan como agentes de retención.
Plazos para emitir el comprobante de retención
- Retención en la fuente de IR: hasta 5 días hábiles desde la fecha del pago o crédito en cuenta.
- Retención de IVA: hasta 5 días hábiles desde la recepción de la factura.
5. Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios
La liquidación de compra es un comprobante especial que emite el comprador cuando adquiere bienes o servicios de personas que no tienen RUC o no pueden emitir facturas.
¿Cuándo emitir una liquidación de compra?
- Compras a personas naturales no obligadas a emitir comprobantes (ej. agricultores, artesanos no calificados).
- Servicios prestados por extranjeros sin establecimiento permanente en Ecuador.
- Adquisición de bienes producidos por quienes realizan actividades de subsistencia.
Aspectos importantes
- El emisor de la liquidación de compra actúa como agente de retención: debe retener el 100% del IVA y la tarifa correspondiente de IR.
- El valor de las liquidaciones de compra está limitado a USD 50 por transacción con personas naturales no obligadas a emitir comprobantes.
- Para montos mayores, el proveedor debe obtener RUC.
6. Guía de remisión electrónica
La guía de remisión es el documento que ampara el traslado de mercaderías por vías y territorios ecuatorianos. Es obligatoria cuando se transportan bienes de un punto a otro.
¿Cuándo se necesita la guía de remisión?
- Traslado de mercaderías desde bodegas al punto de venta.
- Envíos a clientes (despacho de pedidos).
- Traslado entre establecimientos propios.
- Transporte de bienes por cuenta de terceros (transportistas).
Datos que debe contener
- Datos del remitente (quien envía la mercadería).
- Datos del destinatario (quien recibe).
- Datos del transportista.
- Punto de partida y punto de llegada.
- Fecha y hora de inicio del traslado.
- Detalle de la mercadería (descripción, cantidad).
- Referencia a la factura u otro documento que sustente la mercadería.
Sin guía de remisión, el transportista puede ser sancionado en controles de tránsito o aduaneros.
¿Qué comprobantes debo emitir según mi actividad?
| Situación | Comprobante a emitir |
|---|---|
| Vendo un producto o servicio | Factura |
| El cliente devuelve un producto | Nota de crédito |
| Cobro intereses por pago tardío | Nota de débito |
| Pago a un proveedor y soy agente de retención | Comprobante de retención |
| Compro a un proveedor sin RUC | Liquidación de compra |
| Envío mercadería a un cliente o bodega | Guía de remisión |
| Corrijo un error en una factura | Nota de crédito + nueva factura |
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una nota de crédito sobre una factura de otro período fiscal?
Sí. Las notas de crédito pueden referir facturas de períodos anteriores siempre que no hayan prescrito (dentro de los 5 años). Sin embargo, tienen implicaciones contables: el crédito tributario se aplica en el período en que se emite la nota, no en el de la factura original.
¿La guía de remisión reemplaza a la factura?
No. Son documentos complementarios. La guía de remisión ampara el transporte físico de la mercadería; la factura sustenta la transacción comercial. Pueden emitirse al mismo tiempo, pero tienen propósitos distintos.
¿Un RIMPE Emprendedor emite comprobantes de retención?
No. Los RIMPE (Emprendedor y Negocio Popular) no actúan como agentes de retención bajo su régimen especial. Solo los contribuyentes del Régimen General, Contribuyentes Especiales y sociedades tienen esa obligación.
Conclusión
Conocer los tipos de comprobantes electrónicos del SRI te permite elegir el documento correcto en cada situación y evitar errores que después son difíciles de corregir. Naranjilla te permite emitir facturas, notas de crédito y comprobantes de retención electrónicos de forma sencilla, con todos los campos validados según las especificaciones del SRI.
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