Una vez que el SRI autoriza una factura electrónica, el siguiente paso obligatorio es entregar el comprobante al cliente. El envío automático por correo electrónico es la forma más eficiente de hacerlo: elimina pasos manuales, asegura que el cliente siempre recibe su RIDE* y XML, y deja un registro de entrega. Esta guía te explica cómo configurarlo correctamente.
¿Qué debe recibir el cliente por correo?
El correo de entrega de la factura electrónica debe incluir:
- RIDE* (PDF) — la representación imprimible de la factura con código de barras, número de autorización y todos los datos del comprobante. Sirve para clientes que necesitan imprimir o archivar en papel.
- XML — el archivo estructurado que el SRI usa como comprobante oficial. Los clientes empresariales lo necesitan para importarlo en sus sistemas contables (SAP, Mónica, ContaWeb, etc.).
Enviar solo el PDF es suficiente para clientes particulares, pero para clientes B2B (empresa a empresa) enviar también el XML es una buena práctica que ahorra trabajo administrativo a tu cliente.
Cómo funciona el envío automático en Naranjilla
En Naranjilla el envío automático está activado por defecto. El flujo es:
- Emites la factura en Naranjilla.
- El sistema envía el XML al SRI y recibe la autorización.
- En el mismo proceso, genera el RIDE* y adjunta el XML.
- Envía automáticamente el correo al cliente con ambos archivos adjuntos.
- El correo incluye un mensaje personalizable con el nombre de tu empresa y el resumen de la factura.
Todo ocurre en segundos, sin ninguna acción adicional de tu parte después de confirmar la factura.
Configurar el correo del cliente
Para que el envío automático funcione, el cliente debe tener un correo registrado en tu sistema. Hay dos formas de hacerlo:
Opción A: directorio de clientes
La forma más eficiente es mantener un directorio de clientes en Naranjilla:
- Ve a Clientes → Nuevo cliente.
- Ingresa RUC o cédula, nombre/razón social y correo electrónico.
- Guarda el cliente.
La próxima vez que facturas a ese cliente, simplemente búscalo por RUC o nombre y todos sus datos —incluido el correo— se cargan automáticamente. Cero digitación repetitiva.
Opción B: ingresar el correo al facturar
Si no tienes el cliente en el directorio, puedes ingresar el correo directamente en el formulario de la factura. El sistema lo guardará para facturas futuras si confirmas la opción de guardar en el directorio.
¿Qué pasa si un cliente tiene varios correos?
En Naranjilla puedes asociar múltiples correos a un mismo cliente. Por ejemplo, una empresa puede necesitar que la factura llegue simultáneamente a [email protected] y a [email protected]. Configura todos los correos en el directorio del cliente y el sistema los envía todos a la vez.
Personalizar el correo de entrega
Puedes personalizar el mensaje que acompaña la factura:
- Asunto del correo — por defecto incluye el número de factura y tu razón social.
- Cuerpo del mensaje — puedes añadir un saludo personalizado, instrucciones de pago, datos de contacto o cualquier información adicional relevante para tu negocio.
- Logo de tu empresa — algunos sistemas permiten incluir tu logotipo en el correo para reforzar tu imagen de marca.
Reenvío manual de comprobantes
Si un correo llegó a spam, el cliente no lo encontró o simplemente solicita que le reenvíes la factura:
- Ve a Comprobantes → Facturas emitidas.
- Busca la factura por número, fecha o cliente.
- Haz clic en Reenviar correo.
- Confirma o modifica el correo de destino si es necesario.
El sistema reenvía el RIDE* y el XML sin volver a generar ni reauthorizar el comprobante (ya está autorizado).
Mejores prácticas para el envío por correo
- Verifica el correo al facturar — especialmente con clientes nuevos. Un correo mal escrito significa que el cliente no recibe su comprobante.
- Usa correos corporativos del cliente — los correos de empresa tienen menos probabilidad de filtrar como spam que los correos personales cuando se trata de documentos tributarios.
- Mantén actualizado el directorio — si un cliente cambia su correo, actualízalo en el directorio para que todas las futuras facturas lleguen correctamente.
- Guarda el XML en tu sistema — además de enviárselo al cliente, Naranjilla guarda todos los comprobantes en la nube. Siempre tienes acceso para descargarlos o reenviarlos.
¿Qué hago si el cliente dice que no le llegó la factura?
Antes de reenviar, revisa estos puntos:
- Confirma el estado del comprobante — verifica que el SRI autorizó la factura (estado AUTORIZADO). Si está en ANULADO o EN PROCESO, el problema es diferente.
- Verifica el correo registrado — revisa que el email del cliente en el sistema sea correcto, sin errores tipográficos.
- Pide al cliente que revise spam/no deseados — los correos con archivos adjuntos XML o PDF a veces terminan filtrados.
- Reenvía el comprobante — si el correo era incorrecto, corrígelo y reenvía. Si era correcto y el cliente no lo encuentra, reenvíalo directamente.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio enviar el XML o solo el RIDE?
La normativa exige entregar el comprobante, pero no especifica en qué formato. Enviar el RIDE (PDF) cumple la obligación. El XML es un valor adicional que facilita la contabilidad del cliente. En Naranjilla ambos se envían siempre por defecto.
¿Puede el cliente descargar la factura desde un portal?
Con Naranjilla, el comprobante también está disponible para descarga directa desde el portal del SRI usando la clave de acceso (código de barras del RIDE). El cliente puede verificar y descargar el XML oficial en cualquier momento desde sri.gob.ec.
¿Cuántos correos puedo enviar al mes?
En Naranjilla no hay límite de envíos de correo. Cada factura autorizada genera un correo automático sin costo adicional, independientemente del plan contratado.
Conclusión
El envío automático de facturas electrónicas por correo elimina una tarea manual repetitiva y asegura que cada cliente recibe su comprobante a tiempo. Con Naranjilla, la configuración es simple: registra el correo del cliente en el directorio y el sistema se encarga del resto —autorización del SRI, generación del RIDE*, adjunto del XML y envío automático en un solo proceso.
Automatiza tu facturación con Naranjilla* RIDE = Representación Impresa del Documento Electrónico (PDF del comprobante).